سازمان الکترونیکی چیست؟
سازمان الکترونیکی سازمانی است که در آن اطلاعات وارده به سازمان به داده هاي دیجیتال )اعم از تصویر یا متن( تبدیل شود و با اعمال کنترل هاي مختلف در سازمان به جریان بیفتد. در این سیستم ها تمام اطلاعات صادره و داخلی از ابتدا به صورت دیجیتال تولید و نگهداري می شود. این سیستم ها قابلیت هاي زیادي در زمینه کارتابل الکترونیکی، جستجوي آسان و سریع اطلاعات، گزارش پیگیري اطلاعات وارده/صادره، پاسخگویی سریع و به موقع به مراجعان، اعمال کنترل مناسب بر کاربران، ثبت و نگهداري بهینه اطلاعات را دارا هستند.
لزوم استفاده جامع از سیستم اتوماسیون اداري چیست؟
با توجه به اینکه حجم مکاتبات اداري و گردش نامه ها و اسناد در سازمانها و مؤسسات اداري بسیار بالا می باشد، وجود یک سیستم نامناسب مکاتبات اداري باعث اتلاف زمان، صرف انرژي بیشتر، افزایش هزینه ها و در نتیجه غیر بهره ور شدن سازمان می شود. تنها یک سیستم مناسب و سریع اداري می تواند حجم عمده اي ازپاسخ ها را کاهش داده و باعث صرفه جویی اقتصادي و افزایش بهره وري گردد.
در هر ارگانی که الگوي سازمان الکترونیکی به طور صحیح و کامل پیاده سازي شود، آن ارگان تبدیل به سازمانی بدون نیاز به کاغذ، با عکس العمل هایی سریع و کارآمد خواهد شد.
در یک سازمان الکترونیکی امکانات فراوان اینترنتی و اینترانتی وجود دارد که در سایه یکپارچگی این امکانات، اطلاعات به شکل صحیحی جریان می یابد و سازمان با هر حجمی که باشد می تواند سرعت و صحت را در کنار هم در اختیار داشته باشد.با قرارگیري در قالب یک سازمان الکترونیکی کارآمد، زمان و انرژي بسیاري حفظ خواهد شد.
مثلاً دیگر نیازي به هماهنگی بین مدیران براي برگزاري جلسات مداوم تصمیم گیري نخواهد بود و بسیاري از تصمیم گیري ها در قالب نامه هاي الکترونیکی انجام می پذیرد.
مشکلات سیستم دستی و گردش کاغذي در سازمانها چیست؟
برخی از مشکلاتی که در یک سیستم دستی و گردش کاغذي سازمان می توان به آن اشاره کرد، به شرح زیر است:
- نگهداري و انجام سیستم دستی نیازمند نیروي انسانی زیادي است و کنترل دقت و سرعت و نظارت بر نیروي انسانی زیاد مستلزم سیستمی دیگر و نیروي انسانی دیگر است.
- مراحل مختلف ورود نامه، ثبت، ارجاع و جابه جایی نامه ها بین واحدهاي مختلف تا رسیدن به دست کارشناس ذي ربط و برعکس، تهیه پیش نویس پاسخ نامه توسط کارشناسان، حروف چینی، انجام اصلاحات توسط مدیران در هر مرحله و در نهایت امضا، ثبت و خروج نامه، مراحلی زمان بر و مستلزم ثبت چندباره یک نامه در قسمت هاي مختلف و در نتیجه بکارگیري نیروي انسانی زیاد براي حفظ کارآیی آن است.
- امکان مفقود شدن عمدي و سهوي اسناد، نامه ها و پرونده ها وجود دارد؛ به ویژه در زمان جابجایی هاي سازمانی و زمان تغییرات ساختاري یا تغییر محل یک واحد یا سازمان از مکانی به مکان دیگر.
- استهلاك اسناد بر اثر مرور زمان و شرایط محیطی و جوي.
- احتمال از بین رفتن اسناد در حوادث غیرمترقبه از قبیل آتش سوزي، زلزله و ....
- اختصاص فضاي زیادي براي نگهداري لاشه فیزیکی مکاتبات و پرونده ها.
- طولانی شدن فرآیند جستجوي نامه در خیل عظیمی از بایگانی ها )وقت و نیروي انسانی)
- هزینه زیاد خرید کاغذ، انواع دستگاه تکثیر و نگهداري آنها.
- هزینه نیروي انسانی براي نگهداري و دسترسی به اسناد و مدارك موجود.
- امکان جعل و سوء استفاده از مکاتبات اداري و احتمال اندك کشف آنها )این امر موجب تحمیل هزینه زیادي به نظام اداري کشور شده است تا در موارد ضروري با انجام اقدام هاي تکمیلی نسبت به اصالت نامه اطمینان حاصل شود)